Foire aux questions (FAQ) – Outlook

Cette foire aux questions répond à des interrogations suscitées par la migration de Lotus Notes à Outlook. Nous vous invitons à vous y référer régulièrement, car de nouvelles informations seront ajoutées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

MARCHE À SUIVRE EN CAS D'ABSENCE AVANT LA MIGRATION

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="Je ne pourrai mettre à niveau la version de mon carnet d'adresses personnel (environ 27 jours avant ma migration). Que dois-je faire?"] Après la migration, lorsque vous constaterez que vos contacts personnels n'ont pas été migrés correctement dans Outlook, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une exportation manuelle : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Je ne pourrai créer des signets de mes bases d'archives dans Lotus Notes (environ 27 jours avant ma migration). Que dois-je faire?"] Communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une assistance : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Je ne pourrai déchiffrer mes courriels qui sont chiffrés (5 jours avant ma date de migration). Quelle sera la conséquence?"] Vos courriels qui sont chiffrés ne seront pas migrés.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Je ne pourrai exporter mes contacts (5 jours avant ma date de migration). Que dois-je faire?"] Après la migration, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une exportation manuelle : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Je ne pourrai activer mon compte Outlook le jour de ma migration. Que dois-je faire?"] Votre mot de passe temporaire est valide pour 90 jours pour effectuer votre activation. Dépassé ce délai, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une assistance : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
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ACCÈS À OUTLOOK ET MOT DE PASSE

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="À quelle adresse, sur le Web, puis-je trouver la porte d’entrée d’Exchange Online (client web seulement)?"] http://portal.office.com
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Est-il possible d’accéder à Outlook depuis n’importe quel navigateur (client web seulement)?"] Oui. Vous pouvez utiliser Internet Explorer version 11, Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Que dois-je faire lors de ma première authentification?"] Pour effectuer les premières étapes de l’activation de votre nouveau compte de messagerie électronique Outlook, nous vous recommandons de vous référer au guide « Activation de votre nouveau compte Outlook ».
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Comment puis–je changer mon mot de passe et quelles sont les règles pour le définir?"] Pour changer le mot de passe de votre messagerie Outlook, vous pouvez consulter le guide Modifier ou mettre à jour votre mot de passe.
Les règles et les restrictions suivantes s’appliquent aux mots de passe des boîtes aux lettres Outlook :

• Les mots de passe doivent comporter de 8 à 16 caractères
• N’entrez pas de mots courants ou des noms
• Combinez des lettres majuscules, des lettres minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux tels que ! @ # $ % & * ( )

[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire?"] À venir...
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MES COURRIELS DANS LOTUS NOTES

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="Le contenu de ma boîte de courriels sera-t-il transféré dans son intégralité?"] Non. L’entente établie entre le MSSS et Microsoft Exchange Online prévoit la migration des actifs suivants :

• courriels, archives et agenda des 90 jours précédant la date de migration;
• agenda pour les 12 mois suivant la date de migration;
• contacts et tâches (en instance) au complet.

Seules les boîtes courriel des gestionnaires et les boîtes courriel des utilisateurs dont le contenu peut avoir une valeur historique corporative ou une valeur légale (avec autorisation du directeur) seront transférées en entier.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Vais-je conserver l’accès aux courriels Lotus Notes qui ne seront pas transférés, incluant les bases d'archives?"] Oui, le contrat entre le MSSS et Microsoft n’inclut pas le transfert des archives ni des courriels et dossiers datant de plus de 90 jours avant la date de la migration d’une boîte de courriel. Cependant, vous conserverez un accès à vos archives Lotus Notes à des fins de consultation seulement. Vous pourrez ainsi continuer à accéder à vos courriels antérieurs pendant cette période, même si vous ne pourrez plus recevoir de messages à partir de cette application.
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CARNET DE CONTACTS

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="Ma liste de contacts sera-t-elle transférée?"] Oui. Tous vos contacts seront migrés et se retrouveront dans la section Contacts du nouveau système de messagerie.
Vous recevrez 2 courriels du ministère de la Santé et des Services sociaux concernant le déchiffrement de vos courriels et la migration de vos contacts personnels 5 jours environ avant votre migration. Il sera très important d’effectuer les actions requises.

Note : Vos groupes d’envoi personnels ne seront pas migrés. Après la migration, vous devrez recréer vos groupes de distribution personnel.
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APPLICATIONS LOTUS NOTES

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="Les applications gérées à l’aide de Lotus Notes seront-elles transférées dans Outlook?"] Toutes les applications développées avec Lotus Notes ne seront pas migrées vers Outlook. Vous devrez accéder à ces applications via Lotus Notes, et ce, jusqu’à leur remplacement.
L’application DSIE sera remplacée par une application équivalente, indépendante de Lotus Notes, et sera disponible à la fin de l’année 2018. D’ici là, vous aurez toujours accès à votre ancienne version par le biais de Lotus Notes.

Les applications PQDCS, RIAT, Module de garde, Images, Liste de garde, Babillard, Nutrition, répertoires téléphoniques et la veille administrative seront aussi remplacés par des applications équivalentes et indépendantes de Lotus Notes.
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CAPACITÉ DE STOCKAGE

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="Quel sera l’espace de stockage (taille) de ma future boîte de courriels?"] Vous disposerez d’un espace de stockage de 50 Go (gigaoctets) pour votre boîte de courrier, ce qui est largement supérieur à la capacité actuelle offerte dans Notes. Veuillez prendre note que cette capacité ne pourra pas être augmentée. C’est pourquoi un tri régulier de vos courriels et dossiers pourrait s’avérer nécessaire.
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FONCTIONNALITÉS

[fruitful_tabs type="accordion" width="100%"] [fruitful_tab title="La messagerie électronique est-elle accessible à partir d’un appareil mobile?"] Oui. Le service de synchronisation avec Outlook sera ouvert à tous les appareils intelligents professionnels ou personnels et ce, sans restriction.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Puis-je gérer des agendas délégués et plusieurs boîtes de messagerie avec Outlook?"] Oui. Ces différentes fonctionnalités sont offertes avec Outlook. Plusieurs modules traitant de ces sujets sont inclus dans ce site.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="La messagerie Outlook inclut-elle un module de gestion des tâches?"] Oui
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Quelle est la taille maximale des pièces jointes?"] La taille maximale est présentement fixée à 25 Mo étant donné la limite des serveurs de courriel de nos destinataires.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Est-ce que l’ancien logiciel de messagerie sera accessible après la migration?"] Oui, la messagerie Lotus Notes demeurera accessible pour consulter les archives et accéder aux applications Lotus Notes qui ne seront pas encore délestées. Par contre, il ne sera plus possible de recevoir des courriels.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="La messagerie Outlook inclut-elle un module de réservation de salles?"] Oui, la messagerie Outlook supporte la réservation de salles à partir du module Calendrier, mais cette fonctionnalité ne sera pas offerte au jour 1. Ainsi, dans l’intérim, vous pouvez continuer à utiliser votre ancien système pour réserver vos salles.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Nous avons une boîte de courriel commune pour le secteur. Est-ce que j’aurai toujours accès à cette boîte de courriel après la migration ?"] Vous devrez continuer à consulter cette boîte de courriel dans Lotus Notes. Veuillez noter que ces types de boîtes de courriel seront transférés à la fin mai 2018. Nous vous tiendrons informés de ce changement.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Les règles de messagerie, les messages d’absence et les modèles configurés dans Lotus Notes seront-ils toujours actifs dans Outlook?"] Non, les règles de messagerie, les messages d’absence et les modèles devront être créés à nouveau dans la nouvelle messagerie Outlook.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title="Je n’ai pas accès au client Lotus Notes, comment je fais pour consulter mes bases d’archives Lotus Notes?"] Utilisez le service Lotus Notes Web (moncourrier.rtss.qc.ca). Vos archives sont disponibles sous le dossier « Archiver ».
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