Nouvelle messagerie électronique Microsoft Outlook

Vous trouverez ici toute l’information pour vous familiariser avec votre nouvelle boîte de courrier électronique.

Contexte

À la demande du ministère de la santé et des services sociaux, le système de messagerie Lotus Notes est remplacé par la solution Microsoft Outlook (aussi appelée Exchange Online) pour tous les utilisateurs du réseau de la santé et des services sociaux.

Plusieurs avantages

Cette solution, hébergée provincialement en mode infonuagique (cloud), présente plusieurs avantages. Parmi ceux-ci :

  • la robustesse de l’environnement disponible 24 h sur 24 h et maintenu par davantage de serveurs qui soutiennent le service de messagerie;
  • l’accessibilité, car il sera possible de consulter ses courriels et son agenda autant à l’intérieur qu’à l’extérieur des installations de l’établissement;
  • la mobilité, étant donné que l’environnement s’adapte à tous les appareils électroniques (téléphone, tablette et ordinateur).

Soulignons que tous les courriels, carnets d’adresses, groupes de contacts, archives, dossiers et entrées d’agenda seront migrés dans la nouvelle solution. Aucune donnée ne sera perdue. Concernant les autres applications utilisées dans Lotus Notes (ex. réservation de salles), l’information quant à leur mode d’utilisation sera transmise au moment opportun.

Un mois de migration

Au CISSS de la Montérégie-Est la migration aura lieu au cours du mois de mai et se fera par lots successifs de quelques secteurs d’activité à la fois, afin de faciliter la transition.

Des communications spécifiques à chacune des étapes de déploiement seront envoyées aux employés des secteurs concernés pour les préparer à la migration de leur boîte de courrier électronique.

IMPORTANT : Que dois-je faire AVANT ma migration?

  1. Repérer dès maintenant ma date de migration.
  2. Environ 27 jours avant ma date de migration :
    1. mettre à niveau la version de mon carnet d’adresses personnel. (Les instructions vous seront transmises par courriel.)
    2. si nécessaire, créer des signets de mes bases d’archives dans Lotus Notes.
  3. 5 jours avant ma date de migration : déchiffrer mes courriels chiffrés et exporter mes contacts personnels vers Outlook. (Les instructions vous seront transmises par courriel.)
  4. 1 jour avant ma date de migration : prendre connaissance du courriel de Microsoft à propos de mon mot de passe Outlook temporaire. (Les instructions vous seront transmises par courriel.)

Si vous ne pouvez réaliser l’une ou plusieurs de ces étapes en raison d’une absence, informez-vous de la Marche à suivre en cas d’absence dans la Foire aux questions.

Quoi faire le jour de ma migration?

  • Activer mon compte Outlook Web avec mon mot de passe temporaire. Consulter la procédure (PDF).
  • Configurer mon client Outlook Local. Consulter la procédure (PDF). Cette action concerne seulement les gestionnaires, le personnel administratif gérant le courriel et l’agenda d’un gestionnaire et les utilisateurs des services jeunesse.

Que dois-je faire APRÈS ma migration?

  1. Recréer mes modèles, signatures, règles de messagerie ainsi que mon message d’absence.
  2. Recréer mes groupes de distribution personnels.
  3. Reconfigurer la délégation de mon courrier et de mon agenda.
  4. Utiliser le client Lotus Notes pour :
    • accéder aux boîtes de courrier communes et réserver les salles (jusqu’au 31 mai 2018);
    • accéder à mes bases d’archives Lotus Notes.
  5. Refaire la synchronisation de mon courriel Outlook avec mon cellulaire et ma tablette.

Outlook Web

Outlook Local

Le client Outlook Local est réservé seulement aux gestionnaires, au personnel administratif gérant le courriel et l’agenda d’un gestionnaire et aux utilisateurs des services jeunesse.

GÉNÉRAL

COURRIEL – FONCTIONNALITÉS DE BASE

COURRIEL – FONCTIONNALITÉS AVANCÉES

CALENDRIER – FONCTIONNALITÉS DE BASE

  • Document vidéoCréer un rendez-vous (VIDÉO)
  • Document vidéoGérer des rendez-vous périodiques (VIDÉO)
  • Document PDFImprimer (PDF)

CALENDRIER – FONCTIONNALITÉS AVANCÉES

CONTACT

  • Document vidéoOrganiser ses contacts par catégorie (VIDÉO)
  • Document vidéoCréer et gérer un groupe de contacts (VIDÉO)
  • Document vidéoRécupérer des contacts supprimés (VIDÉO)
  • Document vidéoGérer plusieurs carnets d’adresses (VIDÉO)
  • Document PDFCréer un groupe de contacts (PDF)

TÂCHE

  • Document vidéoCréer et mettre à jour les tâches (VIDÉO)
  • Document vidéoVisualiser les tâches (VIDÉO)

PERSONNALISATION – AFFICHAGE

PERSONNALISATION – CATÉGORIES DES ÉLÉMENTS

FAQ

Foire aux questions (FAQ) – Outlook

Cette foire aux questions répond à des interrogations suscitées par la migration de Lotus Notes à Outlook. Nous vous invitons à vous y référer régulièrement, car de nouvelles informations seront ajoutées au fur et à mesure de l’avancement du projet.

MARCHE À SUIVRE EN CAS D’ABSENCE AVANT LA MIGRATION

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”Je ne pourrai mettre à niveau la version de mon carnet d’adresses personnel (environ 27 jours avant ma migration). Que dois-je faire?”] Après la migration, lorsque vous constaterez que vos contacts personnels n’ont pas été migrés correctement dans Outlook, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une exportation manuelle : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Je ne pourrai créer des signets de mes bases d’archives dans Lotus Notes (environ 27 jours avant ma migration). Que dois-je faire?”] Communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une assistance : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Je ne pourrai déchiffrer mes courriels qui sont chiffrés (5 jours avant ma date de migration). Quelle sera la conséquence?”] Vos courriels qui sont chiffrés ne seront pas migrés.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Je ne pourrai exporter mes contacts (5 jours avant ma date de migration). Que dois-je faire?”] Après la migration, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une exportation manuelle : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Je ne pourrai activer mon compte Outlook le jour de ma migration. Que dois-je faire?”] Votre mot de passe temporaire est valide pour 90 jours pour effectuer votre activation. Dépassé ce délai, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles pour demander une assistance : 450 468-8018 ou 888 852-3170.
[/fruitful_tab] [/fruitful_tabs]

ACCÈS À OUTLOOK ET MOT DE PASSE

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”À quelle adresse, sur le Web, puis-je trouver la porte d’entrée d’Exchange Online (client web seulement)?”] http://portal.office.com
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Est-il possible d’accéder à Outlook depuis n’importe quel navigateur (client web seulement)?”] Oui. Vous pouvez utiliser Internet Explorer version 11, Microsoft Edge, Google Chrome ou Mozilla Firefox.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Que dois-je faire lors de ma première authentification?”] Pour effectuer les premières étapes de l’activation de votre nouveau compte de messagerie électronique Outlook, nous vous recommandons de vous référer au guide « Activation de votre nouveau compte Outlook ».
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Comment puis–je changer mon mot de passe et quelles sont les règles pour le définir?”] Pour changer le mot de passe de votre messagerie Outlook, vous pouvez consulter le guide Modifier ou mettre à jour votre mot de passe.
Les règles et les restrictions suivantes s’appliquent aux mots de passe des boîtes aux lettres Outlook :

  • Les mots de passe doivent comporter de 8 à 16 caractères
  • N’entrez pas de mots courants ou des noms
  • Combinez des lettres majuscules, des lettres minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux tels que ! @ # $ % & * ( )
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”J’ai oublié mon mot de passe, que dois-je faire?”] À venir…
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MES COURRIELS DANS LOTUS NOTES

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”Le contenu de ma boîte de courriels sera-t-il transféré dans son intégralité?”] Non. L’entente établie entre le MSSS et Microsoft Exchange Online prévoit la migration des actifs suivants :

  • courriels, archives et agenda des 90 jours précédant la date de migration;
  • agenda pour les 12 mois suivant la date de migration;
  • contacts et tâches (en instance) au complet.

Seules les boîtes courriel des gestionnaires et les boîtes courriel des utilisateurs dont le contenu peut avoir une valeur historique corporative ou une valeur légale (avec autorisation du directeur) seront transférées en entier.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Vais-je conserver l’accès aux courriels Lotus Notes qui ne seront pas transférés, incluant les bases d’archives?”] Oui, le contrat entre le MSSS et Microsoft n’inclut pas le transfert des archives ni des courriels et dossiers datant de plus de 90 jours avant la date de la migration d’une boîte de courriel. Cependant, vous conserverez un accès à vos archives Lotus Notes à des fins de consultation seulement. Vous pourrez ainsi continuer à accéder à vos courriels antérieurs pendant cette période, même si vous ne pourrez plus recevoir de messages à partir de cette application.
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CARNET DE CONTACTS

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”Ma liste de contacts sera-t-elle transférée?”] Oui. Tous vos contacts seront migrés et se retrouveront dans la section Contacts du nouveau système de messagerie.
Vous recevrez 2 courriels du ministère de la Santé et des Services sociaux concernant le déchiffrement de vos courriels et la migration de vos contacts personnels 5 jours environ avant votre migration. Il sera très important d’effectuer les actions requises.

Note : Vos groupes d’envoi personnels ne seront pas migrés. Après la migration, vous devrez recréer vos groupes de distribution personnel.
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APPLICATIONS LOTUS NOTES

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”Les applications gérées à l’aide de Lotus Notes seront-elles transférées dans Outlook?”] Toutes les applications développées avec Lotus Notes ne seront pas migrées vers Outlook. Vous devrez accéder à ces applications via Lotus Notes, et ce, jusqu’à leur remplacement.
L’application DSIE sera remplacée par une application équivalente, indépendante de Lotus Notes, et sera disponible à la fin de l’année 2018. D’ici là, vous aurez toujours accès à votre ancienne version par le biais de Lotus Notes.

Les applications PQDCS, RIAT, Module de garde, Images, Liste de garde, Babillard, Nutrition, répertoires téléphoniques et la veille administrative seront aussi remplacés par des applications équivalentes et indépendantes de Lotus Notes.
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CAPACITÉ DE STOCKAGE

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”Quel sera l’espace de stockage (taille) de ma future boîte de courriels?”] Vous disposerez d’un espace de stockage de 50 Go (gigaoctets) pour votre boîte de courrier, ce qui est largement supérieur à la capacité actuelle offerte dans Notes. Veuillez prendre note que cette capacité ne pourra pas être augmentée. C’est pourquoi un tri régulier de vos courriels et dossiers pourrait s’avérer nécessaire.
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FONCTIONNALITÉS

[fruitful_tabs type=”accordion” width=”100%”] [fruitful_tab title=”La messagerie électronique est-elle accessible à partir d’un appareil mobile?”] Oui. Le service de synchronisation avec Outlook sera ouvert à tous les appareils intelligents professionnels ou personnels et ce, sans restriction.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Puis-je gérer des agendas délégués et plusieurs boîtes de messagerie avec Outlook?”] Oui. Ces différentes fonctionnalités sont offertes avec Outlook. Plusieurs modules traitant de ces sujets sont inclus dans ce site.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”La messagerie Outlook inclut-elle un module de gestion des tâches?”] Oui
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Quelle est la taille maximale des pièces jointes?”] La taille maximale est présentement fixée à 25 Mo étant donné la limite des serveurs de courriel de nos destinataires.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Est-ce que l’ancien logiciel de messagerie sera accessible après la migration?”] Oui, la messagerie Lotus Notes demeurera accessible pour consulter les archives et accéder aux applications Lotus Notes qui ne seront pas encore délestées. Par contre, il ne sera plus possible de recevoir des courriels.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”La messagerie Outlook inclut-elle un module de réservation de salles?”] Oui, la messagerie Outlook supporte la réservation de salles à partir du module Calendrier, mais cette fonctionnalité ne sera pas offerte au jour 1. Ainsi, dans l’intérim, vous pouvez continuer à utiliser votre ancien système pour réserver vos salles.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Nous avons une boîte de courriel commune pour le secteur. Est-ce que j’aurai toujours accès à cette boîte de courriel après la migration ?”] Vous devrez continuer à consulter cette boîte de courriel dans Lotus Notes. Veuillez noter que ces types de boîtes de courriel seront transférés à la fin mai 2018. Nous vous tiendrons informés de ce changement.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Les règles de messagerie, les messages d’absence et les modèles configurés dans Lotus Notes seront-ils toujours actifs dans Outlook?”] Non, les règles de messagerie, les messages d’absence et les modèles devront être créés à nouveau dans la nouvelle messagerie Outlook.
[/fruitful_tab] [fruitful_tab title=”Je n’ai pas accès au client Lotus Notes, comment je fais pour consulter mes bases d’archives Lotus Notes?”] Utilisez le service Lotus Notes Web (moncourrier.rtss.qc.ca). Vos archives sont disponibles sous le dossier « Archiver ».
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Nous joindre

Pour toute question ou pour obtenir du soutien technique concernant la migration Outlook, communiquez avec le centre d’appel des ressources informationnelles.

Téléphone : 450 468-8018 ou 1-888 852-3170, option 4
Courriel : outlook.migration.questions.cisssme16@ssss.gouv.qc.ca



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